Dans un établissement scolaire, de nombreuses observations sont consignées chaque jour afin de mieux comprendre les besoins des élèves et d’intervenir au bon moment. Pourtant, il peut être difficile de s’assurer que la bonne information parvienne rapidement aux bonnes personnes.
Les protocoles automatisés de Mozaïk-Portail ont justement été conçus pour répondre à ce besoin. Ils permettent d’automatiser le déclenchement d’événements de suivi à partir des observations saisies dans le module de Suivi des observations et des interventions (SOI), afin que les intervenants concernés soient avisés et puissent agir rapidement auprès des élèves.
Qu’est-ce qu’un protocole automatisé?
Un protocole automatisé est une règle définie par la direction ou par le personnel autorisé de l’établissement. Lorsqu’une situation prédéterminée survient dans le SOI, le protocole se déclenche automatiquement et crée un événement de suivi. C’est en quelque sorte un moyen d’informatiser le code de vie de l’école.
Concrètement, il est possible de définir:
- le ou les descripteurs d’observation à surveiller;
- le nombre de fois où la situation doit survenir;
- la période visée (jour, semaine, cycle, mois, étape ou année scolaire);
- la clientèle concernée;
- les personnes responsables du suivi;
- les observateurs à informer;
- les actions à entreprendre.
Par exemple, un établissement pourrait créer un protocole qui se déclenche lorsqu’un même comportement est observé plusieurs fois au cours d’une étape. L’événement serait alors automatiquement transmis aux intervenants responsables afin qu’un suivi soit effectué auprès de l’élève.
Un outil qui favorise l’intervention précoce
L’une des grandes forces des protocoles automatisés est leur capacité à soutenir une intervention rapide.
Lorsqu’une situation répond aux critères établis, les personnes responsables sont avisées automatiquement et l’événement apparaît dans leurs événements de suivi. Elles peuvent alors consulter la situation, réaliser l’action prévue et indiquer lorsque le suivi est complété.
Cette automatisation contribue à:
- réduire les risques qu’une situation passe inaperçue;
- favoriser une prise en charge rapide;
- soutenir la continuité des interventions;
- améliorer le suivi des actions réalisées auprès des élèves.
Une responsabilité partagée à l’échelle de l’école
Les protocoles automatisés ne sont pas liés à une personne, mais à l’établissement lui-même. Une fois créés, ils demeurent actifs et continuent d’être utilisés d’une année à l’autre jusqu’à ce qu’ils soient modifiés ou désactivés.
Cette approche permet de mettre en place des pratiques cohérentes et durables au sein de l’équipe-école.
Les directions peuvent suivre l’ensemble des événements générés dans leur établissement, tandis que les responsables et les observateurs voient les événements qui leur sont attribués selon leur rôle.
Ainsi, chacun connaît ses responsabilités et contribue au suivi des situations dans un cadre structuré.
Des suivis centralisés et faciles à consulter
Les événements générés par les protocoles automatisés sont regroupés dans l’espace Mes événements de suivi de Mozaïk-Portail. Les utilisateurs peuvent rapidement voir:
- les événements dont ils sont responsables;
- les événements dont ils sont observateurs;
- les actions en attente;
- les suivis déjà réalisés.
Les directions disposent également d’une vue globale qui leur permet de consulter l’ensemble des événements de leur établissement et d’identifier les situations nécessitant une attention particulière.
Un levier pour renforcer la collaboration
Le module SOI vise déjà à favoriser une meilleure coordination entre les membres du personnel en facilitant la consignation et la consultation des observations et des interventions. Les protocoles automatisés prolongent cette logique en transformant automatiquement certaines observations en actions concrètes à réaliser.
Grâce à eux:
- les intervenants concernés sont informés au bon moment;
- les responsabilités sont clairement définies;
- les suivis sont documentés;
- l’information circule plus efficacement entre les acteurs concernés.
L’équipe-école dispose ainsi d’un mécanisme structuré qui encourage la concertation autour des besoins des élèves.
Des bénéfices concrets pour l’établissement
L’utilisation des protocoles automatisés offre plusieurs avantages aux établissements scolaires:
Améliorer le repérage des situations nécessitant un suivi
Les événements sont déclenchés automatiquement selon des critères prédéfinis, ce qui facilite l’identification des situations qui demandent une intervention.
Soutenir une intervention rapide et cohérente
Les responsables sont avisés sans délai et savent exactement quelle action est attendue.
Favoriser la continuité des services
Les événements demeurent visibles jusqu’à ce qu’ils soient traités, ce qui réduit les risques d’oubli ou de perte d’information.
Renforcer la collaboration entre les intervenants
Responsables et observateurs peuvent suivre une même situation selon leur rôle et contribuer à une meilleure coordination des interventions.
Uniformiser les pratiques dans l’établissement
Les protocoles permettent d’appliquer des règles de suivi cohérentes auprès de l’ensemble des élèves concernés.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre aide-mémoire et nos guides de formation sur Mozaïk-Portail.