La plateforme Mozaïk-Portail offre une variété d’outils de communication afin de répondre aux besoins et aux préférences des divers utilisateurs qu’elle dessert. Sans compter les possibilités offertes par les solutions sur site comme GPI, SPI, Avant-garde, Géobus, etc. aussi disponibles dans les établissements scolaires.
Afin de vous aider à vous y retrouver, nous vous décrirons rapidement chacun de ces outils en vous spécifiant ses particularités.
Outils de communication
1. Communications massives
| Description |
Le module Communications massives permet de faire des envois de courriels massivement. |
| Utilisateurs |
Réservé à l’usage de la direction générale, des services des communications et de celui de l’organisation scolaire. |
| Destinataires |
Tous les parents dont le courriel est présent dans le dossier de GPI, les élèves adultes et les employés. |
| Particularités |
- Il est possible de transmettre des courriels à un nombre illimité de personnes.
- Selon les besoins, on peut envoyer à l’ensemble de l’organisation scolaire ou limiter l’envoi aux destinataires d’un ou plusieurs établissements scolaires.
- Puisque l’envoi se fait par courriel, il est possible d’utiliser les fonctions de mises en page, ainsi que l’inclusion d’images, d’hyperliens et de pièces attachées.
- Pas de limite de caractères ou de mots.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école ne reçoivent aucune notification lors de l’envoi d’un courriel.
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2. Publications
| Description |
Les publications sont des messages simples qui sont publiés directement sur le Portail des parents et/ou des élèves (dans leur section « Messages »). |
| Utilisateurs |
Toute l’équipe-école ayant accès à Mozaïk-Portail peut utiliser la fonctionnalité « Publications ». |
| Destinataires |
Seuls les parents et les élèves disposent d’une section « Messages » sur leur Portail.
Un filtre permet de limiter la sélection des destinataires aux groupes souhaités. |
| Particularités |
- Les « Publications » s’adressent toujours à des groupes ciblés (et non des individus en particulier).
- Les Publications sont limitées à 500 caractères.
- Aucune fonctionnalité de mise en page n’est disponible.
- On ne peut pas inclure d’image ni de liens hypertextes.
- Tous les parents ayant un compte Portail Parents (web) reçoivent les Publications sur leur Portail dans leur section Messages.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école reçoivent une notification directement sur leur téléphone. Toute notification sur Clic école inclut également un indicateur de nouveauté (point rouge) correspondant sur la section appropriée.
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Il est à noter qu’il est aussi possible de faire des Publications par le biais de GPI (voir plus loin).
3. Courriels
| Description |
Mozaïk-Portail est lié à Outlook (ou Gmail) pour offrir les fonctionnalités de courriel. |
| Utilisateurs |
Toute l’équipe-école ayant accès à Mozaïk-Portail ainsi que les élèves peuvent envoyer un courriel par le Portail. |
| Destinataires |
Les courriels peuvent être envoyés : aux parents, aux élèves et inclure des membres du personnel d’un établissement scolaire.
Un filtre permet de limiter la sélection des destinataires aux groupes souhaités d’élèves (et/ou parents correspondants). |
| Particularités |
- Le Portail utilise le courriel de l’employé dans PAIE, ainsi que celui des parents ou des élèves dans GPI.
- Les envois peuvent être individuels ou pour un groupe.
- Tous les parents dont le courriel est dans GPI peuvent recevoir un courriel.
- Le courriel de Mozaïk-Portail offre des outils de mise en page de base ainsi que l’inclusion d’images, d’hyperliens en plus d’ajouts de pièces attachées (max: 5 Mo par pièce et 34 Mo au total).
- Il est possible en un clic de basculer de la plateforme Mozaïk-Portail vers Outlook (ou Gmail) pour compléter un courriel ou pour profiter des fonctionnalités additionnelles d’envoi.
- Une fois qu’un courriel est envoyé par Mozaïk-Portail, il se retrouve dans la boite des Éléments envoyés dans le logiciel Outlook (ou Gmail) de l’utilisateur.
- Une fois un courriel envoyé par le Portail, toutes les réponses éventuelles se retrouveront dans Outlook (ou Gmail).
- Pas de limite de caractères ou de mots.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école ne reçoivent aucune notification lors de l’envoi d’un courriel.
- Outlook impose une restriction d’envoi de 500 destinataires au maximum.
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Pour plus de détails sur les particularités et limites entourant les envois de courriels, nous vous invitons à lire l’Annexe 1 du Guide de formation de Mozaïk-Portail disponible gratuitement sur le site Espace formation.
4. Messagerie
| Description |
Outil de communication bidirectionnel qui fonctionne en duo avec l’application mobile gouvernementale pour les parents Clic école. |
| Utilisateurs |
Par le biais de Mozaïk-Portail, la Messagerie est limitée pour le moment au personnel enseignant et aux directions d’établissement. |
| Destinataires |
La Messagerie vise principalement à faciliter les échanges entre les enseignants et la direction avec les parents des élèves. |
| Particularités
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- L’activation de la Messagerie se fait par établissement scolaire.
- Les parents, les enseignants et les directions peuvent initier des conversations.
- Le personnel scolaire ne reçoit aucune notification de la Messagerie. Chacun doit se connecter à Mozaïk-Portail pour consulter le contenu de sa messagerie. Un témoin de nouveauté (point rouge) indiquera l’arrivée d’une nouvelle conversation.
- Il est possible de verrouiller des conversations au besoin.
- La messagerie offre au personnel scolaire deux types d’envois : les conversations (tous les destinataires font partie des échanges) ou les envois massifs (tous les destinataires reçoivent le message comme une conversation privée).
- La Messagerie offre des outils de mise en page limités (gras, italique, émojis) ainsi que l’inclusion d’hyperliens en plus d’ajout de pièces attachées (max.: 10 pièces de 20 Mo chacune.). Types de fichiers acceptés : JPG, JPEG, PNG, DOCX ou PDF.
- La capacité de rédaction par le biais de la Messagerie est limitée à 2400 caractères.
- Les conversations sont archivées chaque été avant une remise à zéro avec la génération des nouveaux groupes d’élèves. Les conversations archivées sont accessibles uniquement par les directions.
- Comme d’autres outils de clavardage, la Messagerie permet en tout temps d’ajouter ou retirer des destinataires.
- Les parents retrouvent la Messagerie tant sur le Portail Parents que sur Clic école. Seuls les parents qui utilisent Clic école reçoivent une notification à chaque nouvelle conversation.
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5. Partage d’information automatisé
| Description |
À travers Mozaïk-Portail, selon les configurations apportées à la plateforme par le CSS, certains modules permettent d’aviser les parents (et/ou les élèves) d’une information par un simple bouton-poussoir ou certaines configurations. |
| Utilisateurs |
Toute l’équipe-école ayant accès à certains modules de Mozaïk-Portail. |
| Destinataires |
Les parents et les élèves peuvent recevoir les partages selon les choix des utilisateurs. |
| Particularités |
- Les parents et les élèves (selon la sélection de l’utilisateur) reçoivent un message sur leur Portail respectif et un indicateur de nouveauté (point rouge) les avisant de l’information souhaitée.
- Voici les modules qui permettent ces partages automatisés
- Absences et retard
- Activités et résultats
- Observations et intervention du SOI (à partir de 17h)
- Plans préventifs
- États de compte
- Etc.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école reçoivent une notification directement sur leur téléphone. Toute notification sur Clic école inclus également un indicateur de nouveauté (point rouge) correspondant sur la section appropriée.
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Outils de communication
Il nous semble judicieux de rappeler qu’il existe également des moyens de joindre les parents (répondants) directement par nos solutions de Gestion scolaire.
La notion de répondant
Les répondants sont les personnes responsables des élèves qui ont été cochées comme répondant dans la solution GPI (pour le Portail et GPI) dans Avant-garde pour le service de garde et dans Géobus pour le transport scolaire. Le titre de répondant est une dénomination administrative requise par le Ministère. Cette personne est tenue comme étant la personne responsable de l’inscription de l’enfant à l’école ou au service de garde, etc.
6. GPI – Communications aux répondants
| Description |
En lien avec GPI, Communication aux répondants permet d’envoyer des courriels, des messages vocaux ou des textos aux répondants des élèves. Ce module est parfois employé pour les motivations d’absence. |
| Utilisateurs |
Les TOS ou les secrétaires d’établissement. |
| Destinataires |
Les répondants des élèves. |
| Particularités |
- Il est important de noter que des coûts sont associés à l’envoi de messages vocaux et de textos, mais aucuns frais pour les courriels.
- Pour les courriels, une limite de 500 destinataires par envoi est en vigueur par le biais d’Outlook.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école ne reçoivent aucune notification directement sur leur téléphone.
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7. GPI – Publication sur le Portail Parents et Clic école
| Description |
Par le biais de GPI, il est possible d’envoyer des Publications sur le Portail des parents et Clic école. |
| Utilisateurs |
TOS et Secrétaires d’école |
| Destinataires |
Tous les parents d’un établissement ou du CSS. |
| Particularités
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- Le message compte les mêmes avantages et limites des Publications faites par le biais du Portail.
- On peut mettre un titre, un message et une date de disponibilité.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école reçoivent une notification directement sur leur téléphone. Toute notification sur Clic école inclut également un indicateur de nouveauté (point rouge) correspondant sur la section appropriée.
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8. GPI et SPI – Mémos aux parents
| Description |
Selon les configurations, il est possible de partager des Mémos de GPI aux parents automatiquement. |
| Utilisateurs |
Secrétaires, directions, intervenants et enseignants responsables |
| Destinataires |
Les parents dont la case Accessible aux parents est cochée dans GPI. |
| Particularités
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- Les parents reçoivent une copie du Mémo sur leur Portail (dans les sections Messages et Messagerie) et un indicateur de nouveauté (point rouge) correspondant sur la section appropriée.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école reçoivent une notification directement sur leur téléphone. Toute notification sur Clic école inclut également un indicateur de nouveauté (point rouge) correspondant sur la section appropriée.
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9. SPI – Avis aux parents
| Description |
Selon les configurations des critères de prévention, il est possible d’aviser les parents automatiquement lorsqu’une alerte est déclenchée. |
| Utilisateurs |
Secrétaires, directions, intervenants et enseignants responsables. |
| Destinataires |
Les parents cochés comme étant Intervenants de l’élève dans le SPI. |
| Particularités
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- Les parents reçoivent un avis sur leur Portail (dans les sections Messages et Messagerie)et un indicateur de nouveauté (point rouge).
- Les parents ayant l’application mobile Clic école reçoivent une notification directement sur leur téléphone. Toute notification sur Clic école inclut également un indicateur de nouveauté (point rouge) correspondant sur la section appropriée.
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10. Avant-garde – Courriels
| Description |
Avant-garde permet d’envoyer des courriels aux répondants des élèves. |
| Utilisateurs |
Les technicien(ne)s en service de garde. |
| Destinataires |
Les parents cochés comme étant répondants des élèves dans Avant-garde. |
| Particularités
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- Il est important de noter qu’il n’y a aucuns frais pour l’envoi de courriels.
- La mise en page limitée en mode texte uniquement avec une pièce jointe (bientôt possibilité jusqu’à 10 pièces jointes).
- Les courriels permettent de joindre uniquement les répondants et non tous les parents d’élèves.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école ne reçoivent aucune notification lors de l’envoi d’un courriel.
- Outlook impose une restriction d’envoi de 500 destinataires au maximum.
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11. Géobus – Courriels
| Description |
Géobus permet d’envoyer des avis de changement par courriels aux répondants des élèves. |
| Utilisateurs |
Services de transports, techniciens en transport |
| Destinataires |
Transporteurs, écoles, les élèves et les parents cochés comme étant « répondants » des élèves dans Géobus. |
| Particularités
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- Il est important de noter qu’il n’y a aucuns frais pour l’envoi de courriels.
- Seulement les avis de changement peuvent être envoyés par courriel.
- Les répondants en garde partagés peuvent aussi être ciblés via le parcours de l’élève selon l’adresse.
- Les courriels permettent de joindre uniquement les répondants et non tous les parents d’élèves.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école ne reçoivent aucune notification lors de l’envoi d’un courriel.
- Outlook impose une restriction d’envoi de 500 destinataires au maximum.
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12. Géobus – Publication sur le Portail Parents et Clic école
| Description |
Par le biais de Géobus, il est possible d’envoyer aux répondants des Publications sur le Portail des parents, mParent et Clic école. |
| Utilisateurs |
Services de transports, techniciens en transport. |
| Destinataires |
Parents étant coché comme répondant dans Géobus |
| Particularités
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- Le message compte les mêmes avantages et limites des Publications faites par le biais du Portail.
- On peut mettre un titre, un message et une date de disponibilité.
- Seuls les parents répondants reçoivent le message (pas tous les parents).
- Les parents ayant l’application mobile Clic école reçoivent une notification directement sur leur téléphone. Toute notification sur Clic école inclut également un indicateur de nouveauté (point rouge) correspondant sur la section appropriée.
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13. Regard – Courriels
| Description |
Regard permet d’envoyer des courriels issus de rapports aux répondants des élèves et aux élèves eux-mêmes. |
| Utilisateurs |
Technicien(ne)s en documentation, bibliothécaires |
| Destinataires |
Les élèves et parents cochés comme étant répondants des élèves dans Regard. |
| Particularités
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- Il est important de noter qu’il n’y a aucuns frais pour l’envoi de courriels.
- Les répondants recevront les courriels seulement si dans les rapports permettant les courriels (Avis de retard, liste des fiches, liste des prêts et réservations) les paramètres requis sont activés.
- Les courriels permettent de joindre uniquement les répondants et non tous les parents d’élèves.
- Les parents ayant l’application mobile Clic école ne reçoivent aucune notification lors de l’envoi d’un courriel.
- Outlook impose une restriction d’envoi de 500 destinataires au maximum.
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